AEDAVE ha remitido ya diversas circulares a sus socios sobre estas materias. Sin embargo, existe la sensación de que todavía son pocas las Agencias que cumplen esta normativa, a pesar de que su incumplimiento puede acarrear sanciones muy importantes.

Por ello mismo, en las reuniones del Consejo y de la Asamblea General del pasado día 12 de marzo de 2003, se aprobó la creación de un "CÓDIGO TIPO", como permite la legislación vigente, que facilitará mucho la actuación de nuestras Agencias en esta materia.

Con este fin, AEDAVE ha concertado con la firma DATA SOLUTIONS la preparación de ese Código Tipo y la fórmula de adhesión al mismo. Por supuesto, negociando unas condiciones técnicas y económicas excepcionales para las Agencias de Viajes.

Para que el Código Tipo a preparar, se ajuste al máximo posible a las necesidades de las Agencias, convendría que DATA SOLUTIONS pudiese estudiar con distintos tipos de Agencias las diferentes problemáticas. Por ello, se requiere nombres de Agencias que estén dispuestas a realizar ese estudio conjunto. Se ruega enviarnos respuestas aquellos que estén dispuestos.

A las Agencias que colaboren en esta acción, se les reducirá un 40% el costo de la adhesión del primer año al servicio básico, como compensación al esfuerzo realizado.

AEDAVE se siente satisfecha de está acción a favor de sus socios y espera de ellos la colaboración necesaria para el éxito de la operación.

Circular Nº: 0357-C  Fecha: 21.04.03

La reciente información enviada desde AEDAVE sobre la creación de un Código Tipo ha originado consultas sobre el cumplimiento de la legalidad en materia de ficheros de empresas privadas, que contengan datos de carácter personal. Concretamente se nos pregunta cuál es la manera de inscribir esos datos, si se desea hacerlo directamente y sin adaptarse a un Código Tipo.

Por ello conviene clarificar nuevamente e informar lo siguiente:

1. El Código Tipo no será obligatorio para las Agencias. Sencillamente, es una medida permitida por la ley, que es de esperar sea muy útil para las Agencias, en cuanto que unifica los requisitos y procedimientos para nuestro sector. Pero aquellas agencias que no estén interesadas en el Código Tipo y quieran presentar sus ficheros directamente, pueden hacerlo con toda libertad. Ahora bien, no debe olvidarse que la inscripción de los ficheros no es el único requisito exigido por la Ley de Protección de Datos, sino que habrá otras conductas de carácter legal, organizativo e informático que, por supuesto, se recogerán en el Código Tipo.
2. El procedimiento de inscripción de ficheros de titularidad privada consiste en el envío a la Agencia de Protección de Datos de un modelo normalizado en soporte por escrito o informático, que contendrá como mínimo los siguientes extremos señalados por el art. 6 del Real Decreto 1332/1994, de 20 de junio: Nombre, denominación social, documento nacional de identidad o código de identificación fiscal, dirección y actividad u objeto social del responsable del fichero, ubicación del fichero, identificación de los datos que se pretendan tratar, individualizando los supuestos de datos especialmente protegidos, dirección de la oficina o dependencia en la cual puedan ejercerse los derechos de acceso, rectificación y cancelación, origen o procedencia de los datos, finalidad del fichero, cesiones de datos previstas, transferencias temporales o definitivas que se pretendan realizar a otros países con expresión de los mismos, destinatarios o usuarios previstas para las cesiones o transferencias, sistemas de tratamiento automatizado que se vayan a utilizar y medidas de seguridad.

Este modelo normalizado puede descargarse desde la página de intenet de la Agencia de Protección de Datos www.agenciaprotecciondatos.org. El programa de notificación descargado permite completar el modelo normalizado y enviarlo a través de la red en conexión telefónica directa con la Agencia. No obstante, para la validez de la notificación es necesario que la misma se remita firmada por el responsable del fichero o su representante acreditado no bastando la notificación telemática.

Recibida la notificación, la Agencia comprobará que la misma se ajusta a los requerimientos legales, pudiendo pedir que se completen los datos omitidos o que se subsanen los errores que haya constatado. En el plazo de un mes desde la recepción de la solicitud, la Agencia habrá de resolver sobre la misma y si así no lo hiciere, el silencio se considerará con efectos positivos de inscripción del fichero automatizado, a todos los efectos pertinentes.